Archiwa w firmie generują niesamowite koszty, dziś wszyscy o tym wiedzą. W przypadku dużych firm eleganckie pudełka już nie spełniają swojej funkcji. Im większa firma tym więcej dokumentów i kartonów. Wszyscy dziś już wiedzą jak ważną rolę odgrywa szybki dostęp do dokumentów np. Sprzed roku, dwóch czy nawet pięciu. O ile we firmie zawsze można kogoś oddelegować do tego, aby szukał potrzebnych informacji, przewalając sterty dokumentów, tak w służbie zdrowia liczy się czas. Zwykle stoi za tym pacjent, któremu wydanie pewnych informacji jest niezbędne do dalszego leczenia. To właśnie dlatego służba zdrowia otrzymała określony czas na to aby wdrożyć e-dokumentację, i z tegoż zadania mają się wywiązać do 1 sierpnia 2014 roku. Archiwizacja danych w tej branży to wartość kluczowa. Będzie gwarantowała dostęp do danych pacjenta dzień i noc bez konieczności wertowania sterty papierów. Tworzone oprogramowanie ma posiadać również możliwość pracy zdalnej, aby móc zasięgnąć odpowiednich informacji podczas wizyty domowej u pacjenta. Zarchiwizowane dane umożliwią również przekazywanie lekarzom nie tylko historii chorób, ale również wyników badań. Archiwizowanie takich badań zniweluje możliwość pomyłki z powodu złego odczytania przez innego specjalistę i pozwoli na kontynuowanie leczenia przez pacjenta. Dla pacjenta też będzie ten system wygodniejszy, gdyż pozwoli mu na samodzielne umawianie wizyt oraz wgląd do własnej kartoteki. Archiwizowane dane i możliwość dostępu do nich to zaoszczędzony czas pacjenta, nie będzie on musiał np. jechać po odbiór wyników, ani też fizycznie uczestniczyć w załatwieniu spraw, które z powodzeniem może załatwić za pośrednictwem internetu.
Archiwa w firmach generują koszty
Koszty obsługi archiwizacji dokumentów papierowych przez wyspecjalizowaną firmę z zewnątrz są nieporównywalnie większe, niż koszty archiwizacji danych we własnym zakresie. Wynika to już z samego sposobu przechowywania owych dokumentów. Pomieszczenia zewnętrznych firm archiwizujących dane w formie papierowej muszą spełniać odpowiednie wymogi. Wymogi te zostały szczegółowo określone w rozporządzeniu ministra kultury 15 lutego 2005 roku. W rozporządzeniu tym określono m.in. Wymogi dotyczące budynków będących archiwami oraz terenu, wyposażenia magazynów, właściwego oświetlenia. Bardzo ważnym i istotnym elementem jest optymalna temperatura i wilgotność w danym pomieszczeniu, które ma spełniać rolę magazynu dla dokumentów papierowych. Ponadto każde archiwum musi posiadać wpis do rejestru przechowawców akt osobowych i placowych prowadzonego przez marszałka danego województwa co wiąże się z cyklicznymi kontrolami, które mają na celu sprawdzanie na bieżąco czy warunki do przechowywania dokumentów są odpowiednie. Do standardów należy także system alarmowy, który jest nadzorowany przez zewnętrzną firmę ochroniarską oraz polisa ubezpieczeniowa OC. Polisa taka powinna również działać w momencie załadunku i rozładunku akt. Do kosztów jakie musi ponieść firma archiwizująca dane w ten sposób, dochodzi jeszcze system kamer przemysłowych, system kodów kreskowych gwarantujący anonimowość akt oraz certyfikaty ISO.
Wobec powyższych kosztów, które musi ponieść firma, która zajmuje się archiwizacją dokumentów papierowych, cena za którą świadczą takie usługi nie może być mała.
A zatem już dziś warto zmienić ten system pracy i starać się archiwizować dokumenty we własnym zakresie przy pomocy np. plików serwerów. Archiwizacja danych na dyskach twardych zajmie znacznie mniej miejsca, niż archiwizacja danych w firmie zewnętrznej w formie papierowej.
