Komputer to ?cudowne? narzędzie drugiej połowy XX wieku, dawno już przestał być genialnym rachmistrzem oddanym na usługi wyspecjalizowanych grup działania m.in. naukowców i inżynierów itp. grup. Rozpowszechniony jest on wśród szerokich rzesz ludzi różnych zawodów i stał się przede wszystkim uniwersalnym CENTRUM INFORMACYJNO – KOMUNIKACYJNYM – bez którego trudno sobie wyobrazić funkcjonowanie tętniącego życiem świata.
A skoro życie to wieczny ruch komputer ?stara się? w nim uczestniczyć – zawsze towarzysząc swojemu użytkownikowi. Skoro nasz komputer to centrum INFORMACYJNO – KOMUNIKACYJNE to wyjątkową funkcjonalność tego systemu zapewnia sieciowa instalacja interaktywnego multimedialnego połączenia sprzętowego i programowego.
Wykorzystując komputery, a jak wiemy znajdują one zastosowanie w wielu różnych dziedzinach naszego życia m.in. technice, medycynie, naukach ekonomicznych, zarządzaniu, – zyskujemy ?niebywałe? zasoby twórczości i innowacyjności jeśli uświadomimy sobie i otoczeniu, w którym funkcjonujemy, że można myśleć jak i robić taki biznes (wykorzystując tą technikę) – który nie liczy się z ograniczeniami wynikającymi z czasu i przypisania do aktualnego miejsca pobytu. Możemy powiedzieć więc, że komputer jest jednym z narzędzi – instrumentów wspomagających zarządzanie i podejmowanie decyzji. Należy jednak pamiętać, że spełnia on tylko funkcję wspomagającą i usprawniającą procesy zarządzania, a nie zastępuje menedżera w wypełnianiu jego funkcji. Dlatego też ?wyzwaniem? dla współczesnego menedżera jest kreowanie jego działalności w oparciu o stosowanie zaawansowanych technik, metod i narzędzi informatycznych, gdzie poprzez wkomponowaną wielość różnorodnych modeli optymalizacyjnych, ekonometrycznych, algorytmów, funkcji finansowych, ekonomicznych, statystycznych m.in. w arkuszach analityczno planistycznych, relacyjnych bazach danych i innych aplikacjach pozwalają na powiązanie wiedzy technicznej użytkownika komputera z oczekiwaniami i możliwościami doświadczonego pracownika danej organizacji.
W warunkach gospodarki rynkowej każda decyzja gospodarcza, finansowa lub inwestycyjna zawiera w sobie elementy niepewności i ryzyka. Aby zmniejszyć ich wpływ na podejmowanie decyzji należy skorzystać z nowoczesnych narzędzi informatycznych pozwalających zarówno na nowoczesne sposoby zarządzania, kontrolowania, planowania, a więc najogólniej rzecz biorąc formułowania strategii taktyki działania obrębie organizacji gospodarczej.
Wykorzystanie narzędzi informatycznych, a więc (programów, pakietów, systemów) w szeroko rozumianym wspomaganiu zarządzania możemy umiejscowić w wielu obszarach. W szczególności analiza działalności organizacji gospodarczej może być prowadzona w następujących obszarach:
-
obszar finansowy firmy; – przyjmuje się, że poprzez pryzmat finansów najlepiej oraz najszerzej można prześwietlić każdy profil działania firmy, zarówno sukcesy jak i te aspekty, które firma najchętniej by ukryła. Główny wysiłek w tym obszarze skupia się na określeniu wartości rozmaitych funduszy w czasie. Po określeniu wielkości środków nominalnie na wybrane okresy działalności firmy oblicza się wartość tych funduszy w chwili obecnej oraz na potrzebne do dalszych analiz chwile czasu. W ramach tych narzędzi możliwe jest również oszacowanie wartości firmy, a więc jej wycena, określenie rentowności itp.
-
obszar działalności podstawowej, (produkcyjnej, usługowej) – w ramach tych analiz można określić koszty wielu wariantów realizacji produkcji, czy też optymalizacji sposobu wykonywania działań jak i usług. Dla każdej działalności określa się wartości progowe oraz oszacowuje dźwignię operacyjną (wynikającą ze skali produkcji) i finansową.
-
obszar zarządzania; – w tym rodzaju analiz wykorzystuje się narzędzia oceniające funkcjonowanie systemów przepływu zasobów organizacji gospodarczej,. Wykorzystując narzędzia takie jak Visio, Microsoft Project, Optima., znajduje się ścieżki i punkty krytyczne tych przepływów, określa optymalne struktury, znajdując i szacując różnice pomiędzy teoretycznie najlepszym wariantem a występującym w rzeczywistości.
Ostatnie lata przynoszą dynamiczny rozwój technologii informatycznych, które w dość istotny sposób mają wpływ na sposób prowadzenia działalności gospodarczej w organizacjach. Otwierając nowe możliwości stawiają coraz to nowe wyzwania dla organizacji jak i menedżerów. Aby wygrać w dynamicznie zmieniającym się otoczeniu organizacji, zdobyć przewagę na coraz to bardziej konkurencyjnym rynku, maksymalizować zysk firmy nie mogą zignorować postępu w rozwoju teleinformatyki.
Postęp w technologii informacyjnej ma swój wyraz zarówno w sprzęcie komputerowym, jak i oprogramowaniu. Więcej zadań, niż dotychczas, może być realizowanych przy udziale programów komputerowych. Do najbardziej znamiennych cech w trendach rozwoju współczesnej informatyki zaliczyć możemy więc następujące elementy:
-
multimedia, hipertekst,
-
sieci komputerowe,
-
graficzny i przyjazny interfejs,
-
bazy danych o dostępie bezpośrednim oraz hurtownie danych,
-
integracja technologii,
-
optyczne skanowanie i elektroniczne publikacje,
-
wspólna praca z dokumentem.
Pozyskiwanie i integracja danych potrzebnych do tworzenia i realizacji systemów; konsolidacji oprogramowania oraz procedur niezbędnych do ich eksploatacji jak i znacznego rozwoju sprzętu komputerowego powoduje, że cały system informacyjny organizacji przesuwa się w kierunku zintegrowanego SIZ (Systemu Informacyjnego Zarządzania) – komputerowo zintegrowanej organizacji (Computer Integrated Organisation). W ramach tak przedstawionej koncepcji ujmującej w sposób kompleksowy wszystkie procesy zachodzące w organizacji, gdzie głównym elementem projektu jest zintegrowana baza danych, z której korzystają wszystkie komórki przedsiębiorstwa mamy możliwość sprawnego i efektywnego zarządzania i kierowania organizacją.
Systemy informacyjne wspomagające menedżera w jego działaniach służą dokonywaniu analiz decyzyjnych, kontroli funkcjonowania instytucji oraz koordynacji działań jej członków. Umożliwiają zatem rutynowe podejmowanie pewnej liczby decyzji o charakterze stałym i powtarzalnym, jak również wspomagają decydowanie i podejmowanie decyzji o pewnym stopniu ryzyka i niepewności (decyzje nie rutynowe).
Systemy informacyjne mają również możliwość przechowywania danych dotyczących przeszłości, co może być punktem odniesienia do kontroli bądź weryfikacji ewolucji organizacji, jak również identyfikacji niesprawności.
W ramach każdego procesu podejmowania decyzji można wyodrębnić specyficzny obieg informacji;
-
zbieranie informacji dotyczących sytuacji decyzyjnej,
-
przetwarzanie informacji w celu uzyskania większej użyteczności,
-
przekazywanie informacji o podjętej decyzji.
Informacja dla zarządzania jest szczególnym rodzajem informacji, gdyż związana jest z realizacją podstawowych funkcji zarządzania takich jak:
-
planowanie,
-
organizowanie,
-
przewodzenie,
-
kontrolowanie.
Efektywne zarządzanie jest możliwe tylko wtedy, kiedy posiadamy informacje o organizacji i jej otoczeniu.
Na ogół w działalności menedżerskiej odnosimy się do wielości informacji ekonomicznych, które dotyczą wszelkich zjawisk i procesów gospodarczych, które można wykorzystać w procesie zarządzania i w procesach podejmowania decyzji.
Wychodząc z ogólnego określenia systemu informacyjnego możemy stwierdzić, że elementami systemu informacyjnego dowolnej organizacji jest następujący zbiór elementów:
Si= {P, I, T, O, M, R}
gdzie:
Si – system informacyjny danej organizacji,
P – zbiór podmiotów, które są użytkownikami systemu,
I – zbiór informacji w sferze realnej, czyli o jej stanie i zachodzących w niej zmianach, a więc zasoby informacyjne,
T – zbiór narzędzi technicznych stosowanych w procesie pobierania, przesyłania, przetwarzania, przechowywania i wydawania informacji,
O – zbiór rozwiązań systemowych stosowanych w danej organizacji, a więc stosowana formuła zarządzania (scentralizowana, rynkowa).
M – zbiór metainformacji, czyli opis systemu informacyjnego i jego zasobów,
R – relacja między poszczególnymi zbiorami.
Jednak w literaturze polskiej używa się jeszcze pojęcia system informatyczny dla określenia takiego systemu informacyjnego, w którym zastosowany jest komputer.
